Los documentos comerciales o mercantiles en general son aquellos en los que se materializa una operación, tiene la finalidad de acreditar los acuerdos existentes entre ambas partes implicadas.
Al ser un documento mercantil este puede ser desde un ticket de caja, el cual se entrega al cliente por haber efectuado una compra al contado, como un contrato de arrendamiento de un local o maquinaria, siendo en ambos casos la transacción consignada por escrito, con lo cual evitamos la posibilidad de que existan futuras discrepancias entre las partes intervinientes.
Dentro del concepto de documentación comercial no sólo están comprendidos los papeles con características formales, sino también todos aquellos susceptibles de sustituirlos y adoptar otra forma.
Los documentos comerciales se utilizan en muchas industrias. Son necesarios para que las empresas vendan sus productos y servicios al público.
Tipos de documentos mercantiles
Cabe mencionar que es conveniente contar con un registro por escrito de una operación comercial que puede utilizarse para justificar los registros contables que se realizan en los libros de contabilidad y, a su vez, para demostrar la existencia de un hecho desde el aspecto jurídico.
Dentro de los tipos de documentos mercantiles más conocidos podemos clasificarlos en negociables y no negociables.
Documentos negociables: constituyen el conjunto de documentos que pueden ser negociados gracias a endosos o descuentos en una entidad financiera con anterioridad a su vencimiento.
Como ejemplo de documentos negociables se encuentran:
- letra de cambio
- pagarés
- cheques
Documentos no negociables: comprende todo aquel documento destinado a servir como fundamento de los registros en los libros contables y que, simultáneamente, puede representar una evidencia desde el punto de vista jurídico.
Como documentos no negociables tenemos:
- recibos
- facturas
- vales
- notas de remisión
- notas de abono
- notas de crédito
Funciones
Los documentos comerciales desempeñan funciones para diferentes campos, como el contable, el de control o el jurídico.
- Función contable: proporciona los datos necesarios a ser registrados en los libros contables.
- Función de control: permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.
- Función jurídica: es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registraciones en los libros de contabilidad.
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