En este artículo te contaremos acerca de la caja chica y su importancia para agilizar los procesos y garantizar una gestión eficiente de los gastos menores en una organización.
Concepto:
Se denomina caja chica de fondo fijo al monto que está destinado a abastecer las solicitudes de pequeñas cantidades por los gastos “menudos” de una empresa y tiene las siguientes características:
- Es un libro voluntario que no necesita legalizarlo.
- Mediante un memorándum autorizado por el gerente se designa un monto determinado.
Los gastos son destinados para los siguientes conceptos:
El importe de este libro es renovable, se liquida lo que se ha gastado y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el memorando, por eso se llama fondo fijo.
Este fondo estará a cargo de un cajero, que deben cuidar celosamente en su utilización, debiendo gastarse en los fines y propósitos de la empresa.
Además, se hace el arqueo en cualquier momento y de manera sorpresiva, esto se realiza ya sea por el Gerente, Administrador o Contador.
Se puede utilizar un libro contable o los movimientos que se controlan en formatos especiales llamados Voucher, conjuntamente con los comprobantes, sustentando su autenticidad.
La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.
Importancia:
Tal y como se indicó anteriormente, la caja chica es un fondo en efectivo que se utiliza para realizar pagos por sumas pequeñas y que además se cataloguen como “urgentes”.
De esta manera se puede apreciar que la implementación de una caja chica en una organización es vital para que ésta pueda satisfacer los gastos que por su naturaleza y premura se justifica el desembolso inmediato del dinero; y que por circunstancias especiales no se pueda cancelar mediante cheque.
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