Usar email para enviar facturas electrónicas afectaría a empresas

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Internet se ha convertido en el soporte natural para el intercambio de facturas electrónicas; pero que podría traer graves consecuencias para las empresas al enviarse y recibirse por correo electrónico.

Según SERES, multinacional líder global en el intercambio electrónico de documentos, el uso del e mail para hacerlo es un error muy común que afectaría a las compañías.

Tal es así que los proyectos gubernamentales que animan el uso de la factura electrónica descartan el uso de correo electrónico e incluso obligan a utilizar otros sistemas de comunicación electrónica debido a que “el uso del email no es seguro, no mejora procesos y es inestable”.

¿Por qué no hacerlo?

  • No es seguro porque la información sensible (precios, acuerdos, descuentos) se intercambia en un medio altamente ‘espiable y modificable’.
  • Tampoco el correo electrónico no mejora los procesos porque no permite la trazabilidad.
  • Los usuarios desconocen prácticamente en qué momento del proceso está la factura y ni tienen idea si se ha recibido o enviado correctamente
  • El correo electrónico es un medio limitado e incontrolado, ya que lo mismo se puede recibir un email con una factura que otro con una promoción.
  • El email es un medio no estable.

Según SERES, el correo electrónico ha sido un gran freno para la factura electrónica segura por lo que se recomienda trabajar con un operador de facturas electrónicas; un partner de confianza que garantice la autenticidad e integridad de las facturas según los diferentes requisitos que hay en el mercado (firma, formatos, canales de comunicación…).

A ello se agrega que asegure el cumplimiento de los requisitos establecidos por la SUNAT (normativos, pruebas, técnicos, etc.) y por los clientes y proveedores de la empresa. A su vez, debe facilitar la gestión y uso de la firma digital (es una tecnología avanzada que es compleja en su uso) y debe tener experiencia en la activación y publicación de su buzón electrónico avanzado.”

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Por otra parte, es necesario destacar que no debe confundirse la dirección del e mail con lo que es un buzón electrónico avanzado. El buzón electrónico cuenta con la información necesaria para hacer llegar el documento, entre la que se incluye:

  • Identificador/es: Código/s que identifica/n unívocamente al destinatario y su estructura interna.
  • Dirección electrónica: Dirección de conexión (IP de un webservices, ftp, email, plataforma web, dirección X400…).
  • Origen del tráfico: Emisión y/o recepción.
  • Tipo y características de los documentos: Facturas, pedidos, contratos, nóminas… Formato/versión: EDI, XML,…
  • Reglas de validación específicas: Reglas necesarias para la correcta recepción del documento.

Fuente: Diario Pymex.

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