LA PROVISIÓN ANUAL Y MENSUAL DE LAS VACACIONES

ASPECTO LABORAL:

Definición de Vacación: Es la suspensión de los negocios, estudios, tarea, o empleo por algún tiempo. Tiempo que dura la cesación del trabajo.

Las Vacaciones y los cómputos:
Las vacaciones anuales y remuneradas establecidas en la Ley, son obligatorias e irrenunciables. Se alcanzan después de cumplir el ciclo laboral y pueden acumularse hasta dos períodos de común acuerdo con la entidad, preferentemente por razones de servicio. El ciclo laboral se obtiene al acumular doce (12) meses de trabajo efectivo, computándose para este efecto las licencias remuneradas y el mes de vacaciones cuando corresponda.



El trabajador que cumpla con una jornada ordinaria mínima de 4 horas tiene derecho a 30 días calendario de descanso vacacional por cada año completo de servicios.

El año de labor exigido se computa desde la fecha en que el trabajador ingresa al servicio del empleador o desde la fecha en que el empleador determine, si compensa la fracción de servicio laborado hasta dicha oportunidad, por dozavos o treintavos o ambos, según corresponda, de la remuneración computable vigente a la fecha en que adopte tal decisión.

Los treintavos cuya jornada ordinaria es de 6 días a la semana, haber realizado labor efectiva, por lo menos 260 días en dicho período.

Los trabajadores cuya jornada ordinaria es de 5 días a la semana, haber realizado labor efectiva, por lo menos 210 días en dicho período.

En los casos en que el plan de trabajo se desarrolla en solo 4 o 3 días a la semana o sufra paralizaciones temporales autorizadas por la Autoridad Administrativa de Trabajo, los trabajadores tendrán el goce vacacional, siempre que sus faltas injustificadas no excedan de 10 en dicho período. Se consideran faltas injustificadas las ausencias que no pueden considerarse como días efectivos de trabajo.

A solicitud escrita del trabajador, el empleador podrá autorizar el goce vacacional en períodos que no podrán ser inferiores a 7 días naturales.

Calculo y Pago de las Vacaciones:
La remuneración vacacional es equivalente a la que el trabajador hubiera percibido habitual y regularmente en el caso de continuar laborando.

La remuneración vacacional deberá ser pagada al trabajador antes del inicio del descanso.

¿qué pasa si el trabajador no goza sus vacaciones?
El Artículo 23 del Decreto Legislativo Nº 713 08/11/1991 y artículo 24 del D.S. Nº 012-92-TR 03/12/1992, el trabajador que no haga uso del descanso físico que le corresponde una vez adquirido el derecho, en el año siguiente, tendrá derecho a una indemnización por no hacer uso de su descanso físico, por lo que percibirá una triple remuneración, que se computará de la forma siguiente:

- Una por el trabajo realizado.
- Otra por el derecho al descanso vacacional adquirido y no gozado.
- Una remuneración indemnizatoria por no haber disfrutado del descanso físico (esta ultima no se encuentra sujeta a pago o retención de ninguna aportación, contribución o tributo). Esta indemnización no alcanza a los Gerentes o representantes de la Empresa que hayan decidido no hacer uso del descanso vacacional.

ASPECTO CONTABLE:

Para dar un mejor entendimiento de las vacaciones ponemos 3 ejemplos:

1- Provisión y pago anual de vacaciones cuando el trabajador cumplió su record vacacional
2- Provisión mensual de las vacaciones.
3- Provisión de vacaciones cuando el trabajador no gozo en dos años de sus vacaciones, de conformidad con el Artículo 23 del Decreto Legislativo Nº 713 08/11/1991 y artículo 24 del D.S. Nº 012-92-TR 03/12/1992.

La remuneración vacacional es equivalente a una remuneración por año completo de servicios y un doceavo por cada mes completo que hubiese laborado.

Provisión Mensual:
Es de suma importancia que mencionar que la provisión de las vacaciones deben hacerse de manera mensual en un doceavo de la remuneración que perciba el trabajador y que deberá estar anotada en el Libro Diario con un importe de un doceavo. Esta practica es utilizado por las empresas industriales o aquellas que cuentan con una gran numero de trabajadores, por lo que es la manera correcta de hacerlo.

NOTA A CONSIDERAR:
Es importan comentar que LOS AUDITORES, ponen mucha atención poniendo en practica LA TÉCNICA DE LA OBSERVACIÓN, a este tipo de provisión, debido a que muchos de nuestros Empresarios en su afán de solicitar líneas de crédito con el Banco, el solo provisionar las vacaciones, le generaría una reducción en su utilidad; por lo tanto su solicitud presentada, podría ser fácilmente rechazada por los Bancos.

Las vacaciones deberán estar anotadas en la Planilla Única de Remuneraciones, cuando el trabajador ya va hacer efectivo su descanso vacacional, se le paga y se le entrega su boleta de pago con el concepto de Vacaciones, aplicándosele todos los tributos de planilla.

Provisión Anual:
Se hará cuando cumplido el record vacacional, se decide registrar las Vacaciones en el primer día en que el trabajador va hacer efectivo su descanso vacacional. Dicha practica, es empleado por las micro y pequeñas empresas que cuentan con un numero pequeño de trabajadores

Caso Practico Nº 01
Provisión y pago anual de vacaciones cuando el trabajador cumplió su record vacacional

Joseph Ratzinger trabajador de la Empresa “La Iglesia Católica” , hace uso de su descanso físico anual. Se pide calcular el importe de su descanso vacacional.

Fecha de Ingreso: 01/04/2004
Fecha de Descanso: 01/04/2005
Tiempo de Servicios: 1 año

Sueldo básico............S/.1,000
Asignación Familiar.....S/.....46
Total.......................S/.1,046

Solución:

Remuneración Ordinaria Mensual x Años Laborados = Importe
................S/.1,0461..........................1..............S/1,046

Resumen:
Por el año =........... S/.1,046.00
Total Vacaciones =.. S/.1,046.00

Menos: Aportes AFP Horizonte
Aporte Obligatorio 8% = S/.83.68
Prima de Seguros 0.89% = S/. 9.31
Comisión Variable 2.25% = S/.23.53..........S/.< 116.52>
Neto a recibir por el trabajador.................S/. 929.48

Entonces una vez registrado en la planilla única de remuneraciones y llegado fin de mes, debemos hacer el asiento de centralización en el libro diario, lo que en contabilidad se llama “La Provisión de las Vacaciones”.

----------------- X -----------------
62 Cargas de Personal....................................1,140.14
....626 Vacaciones........................1,046.00
....627 Seguridad y Previsión Social......94.14
..........6271 EsSalud
40............ Tributos por Pagar...........................................94.14
...............403 Contribución a Instituciones Públicas
.....................4031 EsSalud
41............ Remuneraciones y Part x Pagar.........................929.48
...............412 Vacaciones por Pagar
46............ Cuentas por Pagar Diversas.............................116.52
...............469 Otras Cuentas por Pagar Diversas
.....................4691 AFP
............................46911 AFP Horizonte
x/x Por la Provisión de las Vacaciones

En segundo lugar debemos efectuar el Traslado del gasto en el Libro Diario, no hay que olvidar que casi todas las cuentas de la clase 6 Gestión de Gasto, tienen destino con excepción de la 69 Costo de Ventas, que es la única cuenta que no tiene destino
----------------- X -----------------
94 Gastos de Administración.......................1,140.14
....9426 Vacaciones
....9427 Seg. Y Prev. Social
79............ Cargas Imp. A la Cuenta de Costo.................1,140.14
x/x Por el Traslado del Gasto

y en Tercer lugar, efectuar el pago de las Vacaciones a nivel de Libro Caja
----------------- X -----------------
41 Remuneraciones y Part x Pagar................929.48
....412 Vacaciones por Pagar
10............ Caja y Bancos.............................................929.48
...............101 Caja
x/x Por el pago de las Vacaciones de
.....los Trabajadores.


Caso Practico Nº 02
Provisión mensual de las vacaciones.

El Sr.Freddy Mayta es un trabajador que Ingreso a laborar en la Empresa “La Teología para la Liberación SAA” el 01/02/2005, se pide registrar la provisión mensual de las vacaciones, sabiendo que dicho trabajador entrara a gozar dichas vacaciones el 01/02/2006.

Primeramente debemos registrar la provisión de las vacaciones con sus impuestos y contribuciones como Rta de 5ta, Essalud, ONP, etc, que deberán ir a la 46 Cuentas por pagar diversas, ahora bien, en dicha cuenta también ira lo correspondiente a la AFP, así lo debemos hacer por los próximos 12 meses.

El asiento contable es de la siguiente manera:
----------------- X -----------------
62 Cargas de Personal..................................109.00
....626 Vacaciones......................100.00
....627 Seguridad y Previsión Social...9.00
..........6271 EsSalud
41............ Remuneraciones y Part x Pagar.....................88.80
...............412 Vacaciones por Pagar
46............ Cuentas por Pagar Diversas..........................20.20
...............469 Otras Cuentas por Pagar Diversas
.....................469.01 AFP..................11.20
...............................469.11 Horizonte
.....................469.02 EsSalud..............9.00
x/x Por la Provisión Mensual de las Vacaciones

NOTA: observamos que no hay cuenta 40 Tributos por Pagar

----------------- X -----------------
94 Gastos de Administración......................109.00
....9426 Vacaciones................100.00
....9427 Seg. Y Prev. Social.........9.00
79............ Cargas Imp.a la Cta de Costo....................109.00
x/x Por el Traslado del Gasto

Cuando llegue el momento que cumpla las vacaciones en el doceavo mes, debemos hacer el asiento de reclasificación de la 46 Cuentas por Pagar diversas por la cuenta 40 Tributos por pagar, en lo referente a Essalud, mientras lo que corresponde a la AFP se seguirá quedando en dicha cuenta o sea la 46.

Cuando se cumpla el año de vacaciones cumplidas se deberá reclasificar la 46 por la 40 Tributos por Pagar por las contribuciones e impuestos

----------------- X -----------------
46 Cuentas por Pagar Diversas......................xxxx
....469 Otras Cuentas por Pagar Diversas
..........469.02 EsSalud...............xxxx
40............ Tributos por Pagar......................................xxxx
...............403 Contribución a Instituciones Públicas
.....................403.01 EsSalud....xxxx
x/x Por la reclasificación del Essalud

Como se pudo apreciar, se reclasifico la cuenta 40 Tributos por Pagar
cumplido los 12 meses, luego se deberá pagar las vacaciones al trabajador antes de que salga a gozar de su descanso.

----------------- X -----------------
41 Remuneraciones y Part x Pagar...............xxxxx
....412 Vacaciones por Pagar
10.......... Caja y Bancos..........................................xxxxx
..............101 Caja
x/x Por el pago de las vacaciones
.....cumplido el record vacacional.

Incidencia Tributaria:
Es importante mencionar que desde el punto de vista contable, se debe provisionar mensualmente las vacaciones a razón de un doceavo, pues bien, contablemente se esta procediendo correctamente, pero, desde el punto de vista tributario, de conformidad con la Ley Nº 27356 vigente a partir del 01/01/2001 se incorporo el Articulo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, el inciso v) los gastos o costos contituyan para su preceptor rentas de segunda, cuarta o quinta categoría podrán deducirse en el ejercicio gravable a que correspondan cuando hayan sido pagados dentro del plazo establecido por el Reglamento para la presentación de la Declaración Jurada correspondiente a dicho ejercicio”.
Por lo tanto la Empresa que abone vacaciones a sus trabajadores, además de provisionarlas al 31 de diciembre de cada año, deberá de pagar dentro del plazo de vencimiento de presentación de la Declaración Jurada Anual, el importe acumulado de las vacaciones así como los aportes correspondientes al empleador. Caso contrario se deberá de reparar vía adiciones tributarias, el importe de las vacaciones devengadas por el ejercicio correspondiente.

Por ejemplo: si el trabajador empieza a laborar el 01/07/20024, pues se deberá provisionar cada mes un doceavo, y cuando llegue fin de año (2004), esos 6 meses, constituyen una diferencia temporal, y por lo tanto constituirá un gasto no deducible, para la declaración de renta de 2004, pero cuando se haga la declaración anual de renta de 2005, esos 6 meses del segundo semestre del 2004 mas los otros 6 meses del Primer semestres del 2005, se podrá utilizar todo esa vacación como gasto deducible, para la declaración anual de la renta de 2005.

Hay otra alternativa para efectos tributarios, pues si el trabajador empieza a laborar el 01/07/2004, se deberá provisionar y pagar el primer semestre de las vacaciones al 31 de Diciembre de 2004, cosa que así, la Empresa ya no tendría ninguna diferencia temporal, y podrá utilizar dichas vacación como un gasto totalmente deducible para efectos del impuesto a la renta

Caso Practico Nº 03
Cuando la Empresa provisiona las vacaciones aplicando Indemnización en beneficio del trabajador

Marcos Salomón, ingreso a laborar el 01/07/2002, cumpliendo el año de trabajo el 30/06/2003, debió de gozar su descanso físico dentro del año siguiente a la fecha en que le correspondía hacer uso de este 01/06/2004, a la fecha continua laborando y no ha gozado del descanso físico que le correspondía.

Fecha de Ingreso:.....................01/07/2002
Fecha no gozada de Descanso:....30/06/2003
Fecha no gozada de Descanso:....01/06/2004
Tiempo de Servicios: 2 años

Sueldo básico............S/.1,000
Asignación Familiar.....S/.....46
Total.......................S/.1,046

Solución:

En el mes de Enero el trabajador deberá percibir:
Una remuneración x el trabajo realizado al 31/12/2004....S/.1,046.00

Una remuneración por las vacaciones adquiridas y
no gozadas (01/07/2002 al 31/06/2003).......................S/.1,046.00

Una remuneración por Indemnización por no haber
Hecho uso del descanso físico.................................... S/.1,046.00
Total remuneración vacacional................................S/.3,138.00


El Trabajador aporta a la AFP Horizonte

Una remuneración por el trabajo realizado al 31/12/2004..S/.1,046.00

Una remuneración por las vacaciones adquiridas y
no gozadas (01/07/2002 al 31/06/2003)........................ S/.1,046.00
Total Remuneración vacacional afecta a pensiones..........S/.2,092.00

Aporte Obligatorio.....S/.2,092 x 8%.........= S/.167.36
Prima de Seguros......S/.2,092 x 0.89%.....= S/. 18.62
Comisión Variable......S/.2,092 x 2.25%.....= S/. 47.07......S/.< 233.05>
Neto de vacaciones a percibir por el trabajador............... S/.1,858.95
(+) Indemnización por vacaciones no gozadas.................. S/.1,046.00
Neto a recibir por el trabajador......................................S/.2,904.95

Nota: Las Indemnizaciones están inafectas a toda clase de Tributos, incluso también para los aportes a las AFP.

Tratamiento contable del sueldo las vacaciones y la indemnización efectuando la PROVISIÓN.
----------------- X -----------------
62 Cargas de Personal....................................3,326.28
....621 Sueldos............................1,046.00
....626 Vacaciones.......................1,046.00
....627 Seguridad y Previsión Social...188.28
..........6271 EsSalud
....629 Otras Cargas de Personal....1,046.00
..........6291 Indemnización al Personal
40.............. Tributos por Pagar.........................................188.28
.................403 Contribución a Instituciones Públicas
.......................4031 EsSalud
41.............. Remuneraciones y Part x Pagar....................2,904.95
.................411 Remuneraciones por Pagar......929.48
.................412 Vacaciones por Pagar............929.47
.................415 Indemnización por Pagar......1,046.00
46.............. Cuentas por Pagar Diversas...........................233.05
.................469 Otras Cuentas por Pagar Diversas
.......................4691 AFP
..............................46911 AFP Horizonte
x/x Por la Provisión de las Vacaciones
Diciembre 2004 y vacaciones no gozadas.

Luego hacer el traslado del Gasto
----------------- X -----------------
94 Gastos de Administración....................3,326.28
....9421 Sueldos....................1,046.00
....9426 Vacaciones...............1,046.00
....9427 Seg. Y Prev. Social.......188.28
....9429 Otras Cargas de Pers..1,046.00
79............... Cargas Imp.a la Cta de Costo...................3,326.28
x/x Por el Traslado del Gasto

Finalmente hacer la cancelación en el Libro Caja
----------------- X -----------------
41 Remuneraciones y Part x Pagar..............2,904.95
....411 Remuneraciones por Pagar...929.48
....412 Vacaciones por Pagar.........929.47
....415 Indemnización por Pagar...1,046.00
10............... Caja y Bancos.......................................2,904.95
....................101 Caja
x/x Por el pago del sueldo + Vacaciones no
.....gozadas y la indemnización.



FUENTE BIBLIOGRAFICA:

Diccionario Contemporáneo - Tomo I
Revista Entrelíneas

Pioner Laboral 2005 Pag. CIII-14 al CIII-17
Revista Entrelíneas