Al tratarse de una nueva forma de llevar estos registros contables, surgen situaciones que se deben resolver desde la parte informática.
1. ¿Qué hacer cuando son varios los comprobantes de pago que se modifican con una sola nota de crédito o débito?
En dicho caso, es posible consignar cualquiera de los comprobantes de pago modificados como referencia. Sin embargo, es recomendable detallar la relación de comprobantes de pago modificados, en los campos de libre disposición que contiene cada uno de los registros, de manera tal que en alguna futura fiscalización se pueda tener dicha información disponible en el mismo registro.
2. ¿Qué hacer en el caso de que se trate de notas de débito por penalidades?
Como es conocido, el artículo 10 del Reglamento de Comprobantes de Pago, establece que de manera excepcional se puede emitir una nota de débito como documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento contractual. En este caso, como se ha señalado en la primera parte, no se modifica ningún comprobante de pago, sin embargo para efectos de validación los campos que corresponden a la información del supuesto comprobante de pago modificado son de obligatorio llenado. Al no existir dicho comprobante, se debe consignar el mismo número de la nota de débito emitido, de esta manera se salva la validación.
3. ¿Las notas de crédito se deben registrar con signo positivo o negativo?
Si bien es cierto, al momento de consignar el código 07 “nota de crédito”, se identifica el documento a registrar, el Programa de Libros Electrónicos, no convierte a negativo dicho registro, por lo que se debe verificar que nuestro software contable que genera el archivo TXT, genere las notas de crédito en negativo, de manera tal que vaya disminuyendo el impuesto bruto o el crédito fiscal, para los registros de ventas e ingresos o el registro de compras, respectivamente.
4. ¿Qué sucede si en un periodo se tienen más notas de crédito que ventas o compras?
Si en un periodo “x”, el importe de las notas de crédito superan a los comprobantes de pago, es decir, si los totales del registro arrojan importes negativos, el Programa de Libros Electrónicos, no tendrá problemas en validar dicho registro, sin embargo, en vista que al momento de hacer la respectiva anotación en el PDT 621, dicho aplicativo no permite en el caso de las ventas, que el impuesto bruto resulte negativo y en el caso de las compras, no se permite que el crédito fiscal resulte también negativo, se debe manejar esas diferencias a través de papeles de trabajo, arrastrando dichos importes a los siguientes periodos (a efectos de declaración), hasta agotarlos
5. ¿En qué casos se usa la nota de crédito y/o nota de débito especial?
El tipo de documento 87, Nota de crédito especial y 88, Nota de débito especial puede modificar documento código 13, Documento emitido por las empresas del sistema financiero y de seguros, que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, y el documento código 14, Recibo por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, télex y telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público.
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Frecuencia: Cada Sábado
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